[Linkki] Keskiviikkona syyskokous - Tällaisia toimenkuvia olisi tarjolla

[Mikko Punkari]

Hallitukseen valitaan Opinkivellä keskiviikon syyskokouksessa
puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja, sekä kuusi
muuta hallituksen jäsentä. Nämä kuusi muuta ovat viime vuosina olleet
yritysvastaavat (2kpl), tapahtumavastaavat (2kpl), opiskeluvastaava ja
tiedottaja. Alla hieman selvitystä tämän vuoden toimijoilta siitä mitä
kunkin vastuualueelle kuuluu.
Lukaise läpi, ja mieti keskiviikkoon mennessä kiinnostaisiko joku alla
olevista tehtävistä sinua. Kaikkiin toimiin on luvassa
koulutusta/perehdytystä Linkin ja JYY:n toimesta.

Kokouksessa naposteltavaa haluavat voivat ilmottautua paikalle
maanantaihin klo 16.00 mennessä osoitteessa http://linkkijkl.fi/node/491
Muuten kokous on avoin koko jäsenistölle.

___________________________________________________________________________

PJ

Puheenjohtajan toimi on johtaa hallituksen, ja sitä kautta koko
yhdistyksen toimintaa. PJ vetää kokoukset läpi, koittaa pitää itsensä
tietoisena siitä mitä kaikki muut tekevät, auttaa heitä tarvittaessa,
mutta välttää toki turhaa kyttäämistä.
Puheenjohtaja toimii järjestön ensisijaisena yhteyshenkilönä. Eli yleensä
kun joku ottaa yhteyttä Linkkiin, pamahtaa maili pj:n laatikkoon tai
pirisee hänen puhelimensa, jonka jälkeen pj hoitaa homman tai kehoittaa
ottamaan yhteyttä siihen hallituksen jäseneen, jonka vastuualueeseen homma
kuuluu.

Myös yhdistyksen paperihommat (lukuunottamatta rahastonhoitajan toimia)
lankeavat pääsääntöisesti puheenjohtajan kontolle. Yleisavustushakemuksia,
toimintakertomuksia ym. satua pääsee siis kirjoittamaan huolella :)

Lisäksi kaikenlainen edustaminen niin kokouksissa, kuin tapahtumissakin,
suhteiden luominen muihin järjestöihin ja Linkin jonkinlaisena keulakuvana
heiluminen ympäri Jyväskylää katsottakoon vähintäänkin epävirallisesti
puheenjohtajan arkirutiineihin. Toisin sanoen PJ on vähän niinkuin IT - Se
on kaikkialla ;)


___________________________________________________________________________

VPJ

Varapuheenjohtajan tehtäviin ei virallisesti kovin paljoa kuulu, joten se
jättää vapaat kädet ottaa kivoja ja vähemmän kivoja nakkeja vastaan.

2008 hallituksessa olin tapahtumavastaavana joten tänäkin vuonna
varapuheenjohtajana olen toiminut lähinnä erilaisten tapahtumien
tiimoilta: osallistunut sitsikokouksiin, ollut suunnittelemassa vappua ja
kesämiittiä jne. Olen myös toiminut hallituksen kokouksissa
puheenjohtajana varsinaisen puheenjohtajan ollessa estynyt sekä ollut
Linkin edustajana erilaisissa tilaisuuksissa.

Hallitukseen kuulumiseen kuuluu myös kivoja etuja, kuten itselläni JYY:n
pj-klubi sekä yritysten kosteat korruptioillat. On myös kiinnostavaa ja
mukavaa päästä seuraamaan asioita laitoksen sisällä ja päästä vieläpä
vaikuttamaan niihin.

___________________________________________________________________________

Sihteeri

Sihteerin toimenkuvaan kuuluu kirjoittaa hallituksen kokouksista
pöytäkirjat, joista voidaan todentaa niin päätökset kuin
budjettiratkaisutkin. Pöytäkirjat laitetaan tilinpäätökseen menevien ja
jäsenistön luettavien paperiversioiden lisäksi myös internettiin.

Kokouksen lopussa päätettävän seuraavan kokouksen päivämäärä lisätään
Korppi-järjestelmän kalenteriin jäsenistön tiedoksi, sekä usein lisätään
kutsu nettisivulle ja lähetetään sähköpostia esimerkiksi mahdollisen
ilmoittautumisen vuoksi. Kokousjärjestelyihin sihteeri voi osallistua
kirjoittamalla puheenjohtajan kanssa esityslistan tulevaan kokoukseen.
Kokouksissa myös vahvistetaan edellisen kokouksen pöytäkirja, jonka
pöytäkirjantarkastajat ovat tarkastaneet, ja 'ilmoitusasiat ja edelliset
päätökset'-kohdassa kerrotaan, kuinka edellisen kokouksen asiat ovat
edenneet.

Lisäksi olen sihteeri-toimikauteni aikana hoitanut mm. tiedotusta,
tapahtumien järjestelyä, liikuntavuoron vastaavan-toimea sekä
It-tytöt-projektia. It-tyttö-projektiin on kuulunut kahvittelu it-tyttöjen
kanssa niin Agoralla kuin kaupungillakin. Yhteistä tekemistä suunniteltiin
ensimmäisessä kokouksessa, joka järjestettiin syyskuussa. Kiinnostusta
kahvitteluun, ruokailtoihin, liikuntaan ja erilaiseen tekemiseen löytyi
mukavasti. Vaikka osa opiskelijatytöistä ei päässyt tapaamiseen tai
kahville, he ovat silti olleet tiiviissä sähköpostiyhteydessä ja olemme
saaneet perustettua myös liikuntavuoron yhdessä tietojärjestelmätieteen
tyttöjen kanssa.
___________________________________________________________________________

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitaja istuu tilikirjan kanssa kulta-arkun päällä ja huolehtii,
että maksut maksetaan ajallaan siten ettei kulta kuitenkaan lopu kesken
tai uhkaavasti hupene.

Rahastonhoitajan tehtävänä on rahaliikenteen hoitaminen, taloustilanteen
tarkkailu ja  rahaliikenteen kirjaaminen kirjanpidoksi. Homma on
luonteeltaan jatkuvaa, eli lukukausien pyöriessä maksettavaa ja
kirjattavaa tulee yleensä viikoittain. On siis tärkeää, että
rahastonhoitaja on hyvin tavoitettavissa koko kauden ajan. Tilikauden
lopuksi laaditaan tilinpäätös, joka on seikkaperäinen selvitys koko vuoden
rahaliikenteestä. Ensimmäinen oma hyväksytty tilinpäätös on tietynlainen
grande finale, josta tulee tuntea suurta ylpeyttä.

Aluksi varsinkin paperityö voi tuntua sekavalta, mutta se muodostaa
kuitenkin loogisen kokonaisuuden. Rahaliikenteellä on oma syntaksinsa, ja
koska ihmiset tuntevat rahaa kohtaan suuria tunteita, on kirjanpidon
oltava tarkkaa.
Kokematonkin alkaa päästä hyvin kärryille viimeistään kevään aikana, ja
lisäksi edellinen rahastonhoitaja on maisemissa neuvomassa. Pitkälle
selviää jo tietämällä mitä tarkoittaa tilikartta ja kaksinkertainen
kirjanpito, sekä katsomalla mallia edellisten vuosien kirjanpidosta. Ihan
tavalliset ihmiset tätä ovat ennenkin tehneet.
Kirjanpidolla on monia samankaltaisia piirteitä ohjelmoinnin kanssa,
molemmat vaativat tietynlaista särmää otetta ja laajan kokonaisuuden
hallintaa.

Rahastonhoitajan toimenkuva on aika laaja, mutta päällimmäisimpänä
rutiinina homma on kokoustelua, laskujen makselua, kuittien keräilyä,
kirjanpidon naputtelua ja satunnaisia pankkikeikkoja. Se on erittäin hyvä
näköala siihen maailmaan, joka kaikkien rekisteröityjen järjestöjen ja
yritysten taustalla näkymättömissä vipeltää.
Kokemuksena rahastonhoitajan toimi on erittäin opettavainen ja näkökulmia
avartava.
Myös klassikkoporkkana on asiaankuuluvaa vetää esiin, eli näin
vastuullista luottamustoimea katsovat työnantajat ynnä muut kummit
CV:ssäsi ilolla.

Tässä vielä havainnollinen lista toimenkuvan osa-alueista. Ranskalaisten
viivojen määrää ei kannata säikähtää, osa on aika selviöitä ja suurin osa
pikkuhommia:

Päivittäisten raha-asioiden hoito
 -Laskujen laatiminen ja lähettäminen
 -Laskujen maksaminen

Kassan hoito
 -Kassan myyntitositteen kuukausittainen vaihto
 -Kassan laskeminen
 -Rahan vienti pankkiin kassasta (kassaan jätetään 50 EUR)

Rahastonhoito
 -Taloustilanteesta raportointi hallitukselle
 -Rahankäytön valvominen
 -Maksuvalmiuden varmistaminen
 -Tulot ja menot budjetoidaan täsmäämään


Kirjanpito
 -Kaksinkertainen kirjanpito ( Debet - Kredit )
 -Suoritusten kirjaaminen omiin tileihinsä
 -Maksuperusteinen kirjanpito

Tilinpäätöksen tekeminen
 -Tilinpäätös laaditaan kuluneesta tilikaudesta
 -Tilikausi 12kk, täysi kalenterivuosi

Tilintarkastus yhdessä tilintarkastajien kanssa

___________________________________________________________________________

Yritysvastaava

Yritysvastaavan tärkeimpiin tehtäviin kuuluu yhteistyökumppaneiden ja
haalareiden hankkiminen. Yhteistyösopimuksilla katetaan haalareiden
tilauksista koituneet kulut ja loput rahat käytetään sitten järjestön
hyväksi.

Pääpiirteittäin yritysvastaava tekee seuraavaa: käy kokouksissa kertomassa
asioista oman mielipiteensä, soittelee ja lähettelee sähköposteja eri
firmoihin ja käy tekemässä sopimuksia paikan päällä. Syksyllä sitten
laitetaan haalaritilaus menemään.

Yritysvastaava tekee toki muutakin, kuin hankkii sponsoreita ja järjestää
uusille opiskelijoille haalarit. Itse olen ollut hommaamassa linkkareille
t-paitoja, järjestämässä excursiota ja syksyllä järjestettyä IT-päivää.
Edellisten lisäksi hommasin Red Bullilta ilmaisia virvokkeita
luonnontieteelliseen laskiaiseen.

Mukavaa hommaa ellen paremmin sanoisi.

___________________________________________________________________________

Tapahtumavastaava

Tapahtumavastaavan keskeinen vastuualue on erilaisten tapahtumien
suunnitteleminen ja toteuttaminen. Rutiinihommia on esimerkiksi tilojen
varaus ja tarjoilun hoitaminen. Tavallisten saunailtojen lisäksi olen
päässyt järjestämään mm. lukuisia sitsejä, laskaista, vappua,
kesämiittiä, risteilyä sekä fuksiaisia yhteistyössä lukuisten eri
ainejärjestöjen kanssa. Nopeasti laskettuna vuoden aikana olen tehnyt
yhteistyötä ehkä kymmenkunnan eri ainejärjestön kanssa ja siinä samassa
tutustunut moniin uusiin ihmisiin. Näissä hommissa pääsee halutessaan
toteuttamaan itseään mielin määrin, mutta lisäksi voi vaikuttaa Linkin
toimintaan kokouksissa samalla tavalla kuin kuka tahansa hallituksen
jäsen. Tapahtumavastaava pääsee käyttämään omaa päätöksentekoaan ja
neuvottelutaitojaan enemmänkin kuin monet muut hallituksen jäsenet
aikatauluttaessaan ja organisoidessaan Linkin tapahtumia.

___________________________________________________________________________

Opiskeluvastaava

- Laitoksen ja tiedekunnan opiskeluun liittyvät palaverit
- Koulutuspoliittisen sekä opinto- ja tiedevaliokunnan kokouksissa
juokseminen
- Palautteen kerääminen, epäkohtiin puuttuminen
- Erilaiset mielenkiintoiset kokoukset
- Aihetta sivuavat työt
___________________________________________________________________________

Tiedottaja

- JYY:n "tiedotusjätteen" läpikäynti (kulttuuri-, bile-, liikunta-,
edustajisto- sekä kopolistan seuraamista) ja viestien välittäminen Linkin
tiedotuslistille (linkki, linkki-bileet, linkki-rekry sekä
linkki-toiminta).
- Linkin omasta toiminnasta tiedottaminen muille ainejärjestöille ja
JYY:lle (tätä myös muut tekevät)
- Linkin varsinainen yhteyshenkilö puheenjohtajan ohella.
- Henkilön tulisi tietää mitä Linkissä ja JYY:n kentällä tapahtuu ainakin
pääpiirteissään